En una cápsula anterior hablábamos del showcase, y de la oportunidad que representa ser seleccionados para uno de ellos. En esta ocasión, hablaremos de la otra actividad que necesitamos preparar cuando asistimos a una feria o mercado: las reuniones de negocios.
Ante todo, una reunión es una oportunidad para conocernos y dar comienzo a una relación, no un cierre de negocio, por lo que el seguimiento posterior y la continuación de la relación en el medio/largo plazo, marcarán la diferencia y nos acercarán a la visión de desarrollo artístico.
Estas reuniones profesionales pueden haber sido programadas previamente, especialmente si forman parte de la planificación oficial, o pueden surgir de manera espontánea en interacciones informales entre compradores y vendedores.
Por lo general, suelen durar entre 15 y 20 minutos por lo que lo ideal es ir preparado/a. ¿Cómo podemos prepararnos para sacar el máximo partido de estos valiosos minutos?
Autorreflexión: debemos de saber bien cuáles son las características de nuestro proyecto y cuáles son las puertas a las que podemos llamar, para así priorizar los contactos comerciales
Análisis de los compradores: una de las tareas que puede ser de gran utilidad es realizar un análisis previo de los compradores para evaluar si nuestro producto puede ser de interés por encajar en su programación o por ofrecer elementos distintivos. No conviene perder tiempo en encuentros sin potencial. ¡El tiempo es oro!
Materiales adecuados: durante las reuniones, es esencial presentar al comprador todos los recursos pertinentes, como videos, grabaciones de audio, etc., que ayuden a ilustrar el trabajo del artista, su estilo y su directo. Además, se debe proporcionar información sobre la posibilidad de que la banda o el solista puedan ofrecer actividades adicionales y aspectos concretos que puedan afectar al coste de esa programación. A continuación, hacemos un resumen práctico de los materiales a preparar:
Recordatorio de la cita: además de cumplir un objetivo práctico, el envío de recordatorio da una imagen profesional y es una manifestación del interés que tienes en la reunión.
Concreción: es importante ser conciso y tener muy claros los parámetros. Como decíamos, cada reunión puede durar entre 15 y 20 minutos, por lo que es fundamental tener claridad en tu objetivo y saber transmitirlo bien.
Cuidar cada aspecto de la interacción: no perder de vista la gran oportunidad que entraña conocer a un comprador internacional.
Una vez que el mercado o la feria finaliza se inicia una etapa tan importante como las anteriores: la etapa de seguimiento. Se trata del momento para retomar contacto con aquellos que conocimos durante el evento; con quienes han mostrado interés en nuestro producto es el momento indicado para iniciar el proceso de concreción o negociación para llevar a buen puerto el dialogo.
Es importante mantener informados a quienes hemos contactado acerca de la agenda de actuaciones, lanzamiento de disco o videoclip, notas de prensa… Es recomendable aprovechar estas “excusas” para profundizar el contacto con objetivos precisos. Muchas veces, los compradores evalúan el crecimiento y desarrollo de un artista para luego decidir si incluirlo o no dentro de su posible programación.
Este contacto fluido y sostenido en el tiempo, permitirá que en el próximo encuentro la relación resulte más familiar y sea más sencillo para ambos expresar sus objetivos.
